La fiscalización en Seguridad y Salud en el Trabajo no se limita a comprobar si una empresa cuenta con documentos archivados. Durante una inspección, la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral —SUNAFIL— puede evaluar si el empleador ha identificado sus riesgos, implementado controles, capacitado a sus trabajadores, constituido sus órganos de participación y realizado el seguimiento de las acciones preventivas.
El marco normativo principal está conformado por la Ley N.° 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo; su Reglamento, aprobado mediante el Decreto Supremo N.° 005-2012-TR; la Ley N.° 28806, Ley General de Inspección del Trabajo; y su Reglamento, aprobado mediante el Decreto Supremo N.° 019-2006-TR. Dependiendo de la actividad económica, también pueden aplicarse normas sectoriales específicas.
A continuación, revisamos algunos de los errores más frecuentes que pueden originar observaciones, requerimientos de subsanación o procedimientos sancionadores.
1. Contar con documentos incompletos, desactualizados o que no reflejan la realidad
Uno de los errores más comunes es considerar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo está implementado porque existen documentos como la política, el Reglamento Interno de SST, la matriz IPERC, el mapa de riesgos o el programa anual.
El artículo 32 del Reglamento de la Ley N.° 29783 establece los documentos que deben exhibirse dentro del sistema, mientras que su artículo 33 regula los registros obligatorios. Estos documentos pueden conservarse en medios físicos o digitales, pero deben estar actualizados, ser trazables y corresponder a las condiciones reales de la empresa.
Ejemplos frecuentes
- Política de SST sin fecha, firma o evidencia de difusión.
- Programa anual que contiene actividades que nunca fueron ejecutadas.
- Reglamento Interno de SST que no fue entregado a los trabajadores.
- Mapa de riesgos que no coincide con la distribución actual del centro de trabajo.
- Procedimientos elaborados para actividades que la empresa ya no realiza.
- Documentos con nombres de otra organización o formatos genéricos no adaptados.
En una inspección, la inconsistencia entre los documentos y la realidad operativa puede evidenciar que el sistema existe solamente de manera formal.
Recomendación
Realizar por lo menos una revisión integral anual de la documentación y actualizarla cuando se produzcan cambios en los procesos, instalaciones, equipos, materiales, organización del trabajo o requisitos legales.
2. Capacitaciones incompletas o sin evidencia suficiente
La Ley N.° 29783 establece que el empleador debe realizar no menos de cuatro capacitaciones al año en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Sin embargo, cumplir únicamente con el número de capacitaciones no garantiza el cumplimiento legal.
Las capacitaciones deben responder a los riesgos del puesto, realizarse dentro de la jornada laboral, ser asumidas económicamente por el empleador y permitir comprobar que los trabajadores comprendieron las medidas preventivas.
Errores habituales
- Realizar cuatro charlas generales sin relación con los riesgos de los puestos.
- No capacitar al personal nuevo, desplazado o que cambia de función.
- No incluir a trabajadores de sedes descentralizadas.
- Contar únicamente con una fotografía o una lista sin tema, duración o firma.
- No evaluar la comprensión o eficacia de la capacitación.
- Capacitar al personal después de un accidente para regularizar el registro.
- No conservar materiales, evaluaciones, certificados o evidencias de participación.
El numeral 27.8 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo considera infracción grave no cumplir las obligaciones de formación e información suficiente y adecuada sobre los riesgos del puesto y las medidas preventivas aplicables.
Recomendación
Elaborar un plan anual basado en la IPERC, definir capacitaciones generales y específicas, evaluar el aprendizaje y conservar evidencias completas de cada actividad.
3. Matriz IPERC desactualizada o elaborada sin participación de los trabajadores
La matriz de Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y Determinación de Controles —IPERC— constituye uno de los principales instrumentos preventivos del sistema.
Debe desarrollarse por puesto de trabajo, considerar actividades rutinarias y no rutinarias, situaciones de emergencia y personas potencialmente expuestas. Además, debe elaborarse con personal competente y con participación de los trabajadores y sus representantes.
SUNAFIL ha precisado que la IPERC debe mantenerse actualizada sin exceder el plazo de un año. También debe revisarse cuando cambien los procesos, equipos, instalaciones, sustancias, métodos de trabajo o cuando se produzcan accidentes que evidencien controles insuficientes.
Ejemplos de incumplimiento
- Matriz que no incluye todos los puestos.
- Omisión de actividades de mantenimiento, limpieza, transporte o atención de emergencias.
- Evaluaciones copiadas de otra sede.
- Controles declarados que no existen en campo.
- Falta de evidencia de consulta a los trabajadores.
- Riesgos críticos calificados como tolerables sin sustento.
- IPERC que no fue actualizada después de instalar una nueva máquina.
No realizar las evaluaciones de riesgos, los controles periódicos o las actividades preventivas necesarias constituye una infracción grave conforme al numeral 27.3 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo.
Recomendación
Actualizar la IPERC mediante entrevistas con los trabajadores, observación directa de las tareas y visitas de campo. La evaluación debe comprobar tanto la existencia como la eficacia de los controles.
4. Comité o supervisor de SST constituido, pero inactivo
Las empresas con veinte o más trabajadores deben contar con un Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo. Cuando tienen menos de veinte trabajadores, corresponde elegir un Supervisor de SST, salvo disposiciones sectoriales particulares.
El problema no termina con la elección o instalación. El comité o supervisor debe participar activamente en la gestión preventiva, revisar documentos, efectuar inspecciones, analizar accidentes, promover capacitaciones y hacer seguimiento a los acuerdos adoptados. La normativa también contempla reuniones ordinarias mensuales del comité.
Errores habituales
- Comité cuyo mandato se encuentra vencido.
- Expediente electoral incompleto.
- Falta de acta de instalación.
- Reuniones mensuales que no se realizan.
- Actas sin acuerdos, responsables ni plazos.
- Ausencia reiterada de representantes.
- Supervisor que desconoce sus funciones.
- Acuerdos que nunca son atendidos por la empresa.
El numeral 27.12 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo tipifica como infracción grave no constituir o designar al supervisor o a los miembros del comité, así como no proporcionarles formación adecuada.
Recomendación
Mantener un expediente electoral completo, un cronograma anual de reuniones, actas debidamente firmadas y una matriz de seguimiento de acuerdos.
5. Registros deficientes, incompletos o elaborados después de los hechos
El artículo 33 del Decreto Supremo N.° 005-2012-TR establece registros obligatorios relacionados con accidentes, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos, exámenes médicos, monitoreos ocupacionales, inspecciones internas, estadísticas, equipos de emergencia, capacitaciones y auditorías.
La Resolución Ministerial N.° 050-2013-TR aprobó formatos referenciales con la información mínima que deben contener estos registros. La empresa puede utilizar sus propios formatos, siempre que incluyan la información exigible y permitan demostrar trazabilidad.
Deficiencias frecuentes
- Registros sin fecha, responsable o firma.
- Inspecciones sin descripción de hallazgos.
- Estadísticas que no coinciden con los accidentes reportados.
- Equipos de emergencia registrados, pero vencidos o inoperativos.
- Accidentes sin investigación de causas.
- Formatos llenados de manera retroactiva.
- Falta de evidencias de cierre de las observaciones.
El numeral 27.6 del Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo considera infracción grave no implementar o mantener actualizados los registros y documentos exigidos en materia de SST.
Recomendación
Asignar responsables para cada registro, establecer controles de calidad documental y utilizar herramientas digitales que permitan identificar vencimientos, responsables y documentos pendientes.
6. Falta de seguimiento de medidas correctivas
Identificar un peligro o registrar un hallazgo no es suficiente. La empresa debe demostrar que adoptó medidas para eliminar o controlar el riesgo.
Las investigaciones de accidentes e incidentes deben incluir medidas correctivas. Estas deben contar con responsables, plazos, recursos y evidencias de implementación. El registro de accidentes e incidentes regulado por el artículo 33 del Reglamento debe contener la investigación y las medidas correctivas correspondientes.
Ejemplo
Una inspección interna detecta que una máquina carece de guarda de protección. La observación se registra, pero durante varios meses no se instala la guarda ni se implementa una medida provisional. Si ocurre un accidente, la existencia del registro podría demostrar que la empresa conocía el peligro y no actuó oportunamente.
Recomendación
Implementar una matriz única de acciones correctivas que integre los hallazgos provenientes de inspecciones, auditorías, accidentes, IPERC, monitoreos y reuniones del comité. Cada acción debe ser verificada antes de considerarse cerrada.
La prevención debe demostrarse con evidencias
El Reglamento de la Ley General de Inspección del Trabajo clasifica como infracciones graves distintos incumplimientos relacionados con evaluaciones de riesgos, documentación, planificación preventiva, capacitación y funcionamiento del comité o supervisor. La calificación y la eventual sanción dependerán de la conducta, su gravedad, el número de trabajadores afectados, el tamaño de la empresa y las consecuencias generadas.
Por ello, el objetivo de una empresa no debería ser solamente “tener documentos para SUNAFIL”, sino contar con un sistema preventivo que funcione, genere evidencias confiables y reduzca efectivamente la probabilidad de accidentes, enfermedades ocupacionales y contingencias legales.
Evalúe su nivel de cumplimiento antes de una fiscalización
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Nuestro servicio permite revisar el estado real del sistema, priorizar los incumplimientos críticos y establecer un plan de acción con responsables, plazos y recomendaciones prácticas.
No espere recibir un requerimiento de SUNAFIL para identificar sus brechas. Solicite una evaluación de cumplimiento legal con SSOMAC Consultores y fortalezca preventivamente la gestión de su organización.
Principales errores en Seguridad y Salud en el Trabajo que pueden generar sanciones de SUNAFIL